Übersicht Leihwagenplanung

Relevant für: K&L Komplettpaket

Mit dem Planungstool für Werkstattersatz- und Mietwagen behalten Sie den Überblick über Ihre Mietfahrzeuge. Öffnen Sie die Mietwagenplanung über

zu

Übersicht und Planung

Die zentrale Übersicht zeigt Ihnen anhand einer Grafik den aktuellen Status Ihrer Fahrzeuge. Reservierungen, Vermietungen und freie Zeiträume sind hier schnell erkennbar. Außerdem lassen sich über diese Grafik alle Reservierungen gleich öffnen und bearbeiten: 

Voreinstellungen

Um mit dem Mietwagenplaner zu starten, müssen zunächst einige Vorangaben gemacht werden. Sie können Mietverträge, Tarife und Fahrzeugkategorien frei konfigurieren. Um einen möglichst schnellen Start zu ermöglichen, ist es möglich, eine Beispielkonfiguration zu laden. Wie das funktioniert, lesen Sie hier.

Nachdem Abrechnungskategorien und Tarife hinterlegt wurden, können wir ein Fahrzeug anlegen. 

Reservierungen

Dann können für das Fahrzeug Reservierungen angelegt werden. Dies funktioniert direkt im Leihwagenprogramm oder auch aus einem bestehenden Reparaturauftrag heraus.

Wenn aus einer Reservierung eine Vermietung wird, ist der Ablauf folgender:

Der Kunde kommt um das Leihfahrzeug abzuholen. Zunächst rufen Sie die Reservierung auf. Jetzt ergänzen Sie ggf. fehlende Mieterdaten wie z.B. Führerschein-Nr. usw.

Mietvertrag

Wenn, wie im Beispiel oben, die Führerscheinnummer noch fehlt, sollten diese Daten noch aufgenommen werden.

Hierfür auf „Mieter bearbeiten“ und unter „Führerscheindaten“ wird die Kamera des Geräts geöffnet. Nun fotografieren Sie die Vorder- und Rückseite des Führerscheins. Wenn die Aufnahme leserlich ist, werden die Führerscheindaten automatisch übernommen.

Wenn alle Angaben vollständig sind, klicken Sie auf „Vertrag unterzeichnen„. Jetzt haben Sie noch die Möglichkeit von beiden Mietern eine Führerscheinkopie zu hinterlegen.

Dann klicken Sie auf „unterzeichnen“ und reichen das Tablet an den jeweiligen Mieter. Dieser unterschreibt digital. Nachdem alle Fahrer unterschrieben haben, wird der Vertrag mit einem Klick „Vertrag speichern“ gesichert. Er ist nun als PDF innerhalb der Vermietung und auch im verknüpften Auftrag vorhanden. 

Übergabeprotokolle

Im nächsten Schritt erfolgt die Fahrzeugübergabe. Diese erfolgt optimalerweise mit einem Tablet direkt am Fahrzeug. Dazu rufen Sie die Vermietung erneut auf und klicken auf „Fahrzeugausgabe„.

Jetzt werden Ihnen alle aktuellen Beschädigungen des Fahrzeugs angezeigt und Sie können eventuelle neue Beschädigungen registrieren. Im nächsten Schritt geben Sie den aktuellen Tank- und KM-Stand ein.

Dann haben Sie noch die Möglichkeit, auf einer Checkliste das vorhandene Zubehör zu dokumentieren:

Wenn alle Informationen erfasst wurden, wird eine Übersicht angezeigt. Hier kann nun der Mieter den Zustand mit seiner Unterschrift bestätigen:

Nachdem der Mieter unterzeichnet hat, wird das Übergabeprotokoll gespeichert. Nun können Sie Mietvertrag und Ausgabeprotokoll unterzeichnen und dem Kunden per Email senden:

Wenn der Kunde das Fahrzeug zurückbringt, rufen Sie erneut die Vermietung auf und klicken nun auf „Fahrzeugrückgabe„. Jetzt nehmen Sie erneut ein Protokoll auf. Neue Schäden, Tank- und KM-Stand und Zubehör werden festgehalten und durch den Kunden unterzeichnet.

Das Rückgabeprotokoll enthält eine Zusammenfassung des Vermietungsergebnisses:

Es werden sämtliche Leistungen laut Tarif ausgewiesen. In einem letzten Schritt ist es nun möglich, die Leistungen abzurechnen. Dafür öffnen wir die Vermietung und klicken auf „Kostenabrechnung“.

Abrechnung

Je nach Auswahl bei der Reservierungsanlage werden jetzt die Leistungen entweder in den bestehenden Reparaturauftrag eingefügt oder es wird ein neuer Vorgang zur Abrechnung der Mietleistung angelegt. Aus den Vermietungsdetails auf  klicken.

Es wird automatisch in den entsprechenden Vorgang gewechselt und unter Kalkulation -> Texterfassung werden die Positionen angezeigt:

Nun können eventuelle Sonderleistungen wie z.B. fehlender Kraftstoff noch mit Preisen versehen werden. Dann kann eine Rechnung über die Vermietung erstellt werden.

Über den Reiter Abschluss kann nun die Rechnungsstellung erfolgen.